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【求職文化】學校與職場沒教的就業學分(10)揭開履歷表的神秘面紗-用履歷表敲開面試大門

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呂亮震 / 輔仁大學工商心理學博士 / 擺渡系統設計有限公司執行長、職涯設計師


前一篇文章跟各位提到履歷表的格式與類型,以及在求職歷程中所扮演的角色,接著要跟各位分享的就是目前求職者最常使用的年序式履歷表的撰寫原則及注意事項;本文所提出的撰寫架構除了對於應徵某些特定工作職務,例如比較屬於創意類、藝術設計類等需要特別展現個人相關特色比較無法完全適用外,對職場中大多數的求職者應該都可以適用;且該架構不僅可以讓求職者在撰寫履歷表時比較有「章法」外,也可以用來作為正式撰寫履歷前,或是修改履歷時自我檢核的參考依據,希望對每個準備找工作的人都能有所助益。

首先,還是要再提醒一下,履歷表在求職歷程中主要扮演的是一種書面溝通的角色,其最重要的目的就是要順利取得面試的門票,換個角度來說,就是要讓看履歷表的人願意提出面試的邀請,進一步確認應徵者與工作的適配性,這點是最重要的,因此,整份履歷表的內容一定要清楚的呈現該應徵工作的勝任條件、求職者的職場優勢以及求職者與該應徵工作的適配性,才能夠在最短的時間內吸引到招募人員。

一般說來,一份比較正式的履歷表大致上是由以下幾個主要的項目所組成,包括:基本資料、學歷、經歷、專長、自傳等,各項目的主要內容以及檢核的重點依序說明如下:首先就是每份履歷表一定會有的「基本資料」,一般是指個人姓名、聯絡資訊等與應徵者個人自身相關的資料,一些先進國家基於對個資的保護以及對工作適配條件具體要求的原則,大多僅需提供足以辨識以及方便連絡的個人資訊即可,但是目前在台灣實務上的做法,仍然希望求職者盡可能的提供完整的個人資訊,例如生日、身份證字號、甚至出生地、身高、體重、血型等資料,也會期待求職者貼上照片;雖然在筆者的心中由衷期待有朝一日我們可以追上先進國家對於保護個人資料以及判斷人職契合標準的專業水準,且先不論目前慣用的要求是否恰當,對於履歷表中基本資料的撰寫重點,筆者要提醒的就是,寄出履歷前請記得檢查所留下的各項聯絡資料是否正確無誤,最好可以加註適當的聯絡時間,除非自己仍有其他固定兼職或是進修的時段不方便接聽電話,盡量讓自己的可聯絡時間有較大的區間,筆者曾經聽某企業人資主管分享其曾經收過求職者是指定某特定時段,如上午10:00-10:30,下午15:00-15:30之類的方式,著實讓他感到不可思議;此外,居住地址的部分也應注意,筆者曾在某次人資主管焦點團體中聽到團體成員提到求職者所留下的地址也會被作為重要的參考,因為,如果應徵者居住的地方和上班地點之間的路程會讓負責招募的人員感到擔心,且該求職者又未在書面資料中註記未來合理的解決方式,基於風險考量,除非該應徵者的條件特別吸引人,不然寧可降低以後該求職者因為通勤問題而產生的離職風險選擇放棄;此外要特別提醒的是,筆者在各地演講時經常被問到如果要貼照片的話,應該貼哪一種照片比較合適?多年來,我所看過出現在求職履歷表上的照片可說是形形色色,各式各樣都有,而自從智慧型手機風行之後,最常出現的就是手機自拍照了,以目前手機強大的相機功能來看,用手機自拍照片並非不可以,而是拍照時還是要以拍攝正式證件照的方式進行,與應徵工作相搭配的穿著,加上可突顯自己專業形象的服裝儀容所呈現的照片才是一張合適的履歷照片,其他諸如特地到攝影棚找專業攝影師拍的沙龍照,畢業照等都不適合,生活照更不建議,某人力銀行上甚至出現過求職者以清涼養眼的寫真照片應徵文教產業相關工作的案例,若說此舉可以造成吸睛效果,我說其結果肯定是適得其反的。

接著談「學歷」的部分,首先,要請各位以倒敘的方式呈現自己的學習歷程,所謂的倒敘是指從最靠近現在時間的學歷開始,依序往前寫,例如一個研究所畢業的求職者,其學歷的寫法就是先寫上研究所的學歷,在往前寫大學的學歷,一般寫上兩個就足夠了,三個是上限;此外,由於廣設大學以及少子化趨勢的影響,許多學校紛紛在這些年改制、改名,一些科系也為了招生不斷的變換系所名稱,因此建議在撰寫學歷時,校名及系所名稱最好寫上完整的全名稱,盡量不要圖方便縮寫,每個就讀階段的起訖年月也要清楚表述;學校或系所名稱曾經更改過的,也可以視狀況特別加以註記,以避免誤會;另外,如果在學期間或是畢業後進入職場前曾經輔系或雙修,或是參加過諸如遊學、其他各類進修等,建議都將該歷程加入,避免出現空窗期;如果離校後曾經出現很長的一段空窗期又沒有交代該期間的時間安排,很容易讓敏感的人資人員察覺不對勁而放棄邀請面試。

至於「經歷」的部分,和學歷一樣,經歷也是以倒敘的方式從最新的一份工作經歷開始往前寫,撰寫時要確實寫上服務的單位、起訖期間、擔任職務、主要工作內容等,以筆者過去看履歷的經驗,大多數的求職者對於上述這些項目都可以符合基本要求,但若是只有這麼寫,頂多就70分,如果可以再加上任職期間對自己的工作能力、態度或是價值觀等的影響及改變,而且這些影響及改變又完美的與正要應徵的工作勝任條件相契合的話,那就令人非常驚艷了。

「專長」的部分是指和所應徵的工作具有高度相關性的專業技能,也就是可以運用在未來的工作上,且可對企業組織產生具體貢獻與價值的專業技術能力,通常企業會在職務招募說明中提示相關的專業證照及檢核標準,因此,求職者在這個項目的撰寫原則就是要清楚列出與應徵工作具有相關性以及符合檢核標準的專業證照,包括該項專業證照的發證單位、證照佐證字號、有效日期、分數級別等等資訊;過去筆者在履歷表或是在面試中,求職者在專長這個項目最常出現的缺失就是誤將興趣當作專長,例如,筆者曾經問一位來應徵「業務助理」的求職者認為自己有何專長時,沒想到該求職者不假思索的就回答「跳街舞」,在場列席的主管足足有五秒鐘不知如何接下去,重點是此狀況並非個案,說是層出不窮也不為過。

最後就是「自傳」的部分,這也是台灣的職場比較特殊的一項要求,多數的企業還是希望求職者可以提供自傳,不過,請各位不要馬上被「自傳」這兩個字引導到過去所熟悉的定義,一寫起自傳就當作是寫個人回憶錄般的洋洋灑灑寫了一大堆;實務上,確實有些負責招募的人資人員或是用人部門主管表示自己從來不看求職者的自傳,至於究竟是什麼原因則是眾說紛紜,有的說太忙沒時間看,有的說求職者大多寫得太爛不想看,也有資深的人資前輩在公開演講說,他認為自傳都是美化的內容不值得看;對於自傳的必要性雖然有不少的雜音,但是筆者還是以自己的經驗提出建議,對企業而言,求職履歷表中所使用的自傳,所扮演的功能通常有兩點:1.增加審核者對求職者的認識深度;2.讓審核者感受求職者的求職動機與企圖心,過去筆者在審閱履歷表時,若是對該名求職者所提供的基本資料感到有興趣,但無法立即作出是否邀請面試的判斷,此時就會多花些時間透過其所提供的自傳內容作為是否邀請面試的參考依據;至於應該如何寫好履歷表的自傳,以下說明供大家參考,履歷表的自傳內容及架構包括:

(一)自我描述:簡潔扼要不拖泥帶水;

(二)對該應徵工作的認識:簡單的說明自己該公司所處產業的認識與了解,以及該公司對該工作職務所提出的勝任條件等等;

(三)勝任性說明:具體說明應徵者過去的各項經歷與該應徵工作的適配性;

(四)生涯規劃與自我期許:表達自己願意在此公司發展自己的職業生涯,而非自己個人的生涯規劃。

(五)臨門一腳:爭取面試機會,切記,自己是來貢獻專業,而非來學習的;學習是就業的必經歷程,但不是就業目的。

除了上述幾個重要的項目外,履歷表中是否要寫「期望待遇」?「推薦人」?若是,又該注意哪些事項?相關內容請待下回分享。

本文章刊登於第20期電子報

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